Vous sentez-vous submergé par un flot incessant de courriers électroniques ? Votre boîte aux lettres électronique ressemble-t-elle plus à un labyrinthe qu’à un outil de communication pratique ?
Pas de panique, vous n’êtes pas seul !
Voici 15 astuces qui vont transformer votre relation avec votre messagerie électronique et améliorer votre gestion du temps. Prêt à devenir un véritable expert de la gestion d’emails et du transfert de fichiers par mail ?
1. Donnez du sens à chaque courriel
Avant de vous lancer dans la rédaction d’un e-mail, posez-vous cette question : « Quel est le but réel de ce message ? » Cette réflexion vous évitera de créer des messages reçus interminables que personne ne lira jusqu’au bout. Soyez concis, vos destinataires apprécieront votre considération pour leur temps.
2. L’objet de vos mails : votre première impression
Considérez l’objet de votre courrier électronique comme la vitrine de votre message. Il doit être assez attrayant pour inciter à l’ouverture, tout en restant informatif. « Réunion d’équipe : ordre du jour et points d’action (15/07) » sera plus utile que « Info importante ».
3. Structurez vos emails pour une lecture aisée
Transformez vos courriers électroniques en modèles de clarté :
- Des paragraphes courts (pour une lecture rapide)
- Des listes à puces (pour une meilleure organisation)
- Des mots-clés en gras (pour mettre en évidence les points essentiels)
Cette structure permettra même à ceux qui consultent leurs mails entre deux réunions de saisir l’essentiel.
4. Allez droit au but
Placez l’information importante au début de votre courriel. Vos correspondants vous seront reconnaissants de ne pas avoir à chercher l’essentiel comme une aiguille dans une botte de foin numérique.
5. Votre carnet d’adresses : votre allié précieux
Organisez vos adresses email avec soin. Créez des groupes, utilisez des étiquettes, mettez de l’ordre dans ce petit monde virtuel. Vous toucherez ainsi le bon destinataire au bon moment, sans inonder inutilement les boites mails de tout le bureau.
6. Choisissez le bon client de messagerie
Trouvez le logiciel de messagerie qui correspond à vos besoins. Que vous préfériez Microsoft Outlook, Apple Mail, ou Gmail, l’important est de vous sentir à l’aise avec votre outil de travail quotidien.
7. Les modèles d’emails : vos assistants virtuels
Créez des templates pour vos courriels récurrents. C’est comme avoir un assistant virtuel qui prépare vos brouillons, vous laissant le soin de les personnaliser.
8. Le grand ménage régulier
Faites régulièrement le tri dans votre boîte de messagerie. C’est l’équivalent numérique du rangement de votre bureau : on se sent plus léger et plus organisé après.
9. Les filtres automatiques : vos assistants de tri
Mettez en place des règles de tri automatique. Configurez votre webmail pour :
- Classer automatiquement les newsletters dans un dossier dédié
- Marquer comme prioritaires les emails de certains expéditeurs approuvés
- Archiver automatiquement les confirmations de commande ou les reçus
Ces filtres vous permettront de garder une boîte de réception épurée et de vous concentrer sur les messages vraiment importants.
10. La méthode des « trois phrases » : l’art de la concision
Efforcez-vous de limiter vos emails à trois phrases quand c’est possible. C’est un exercice de style qui vous poussera à aller à l’essentiel, une compétence très appréciée dans le monde professionnel.
11. FileVert : la solution aux pièces jointes volumineuses
Fini les problèmes de fichiers trop lourds ! Avec FileVert, envoyez des fichiers volumineux sans encombrer les boîtes mails. Uploadez votre fichier sur FileVert et partagez simplement le lien dans votre email.
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12. L’archivage : votre bibliothèque numérique personnelle
Archiver vos emails, c’est comme organiser une bibliothèque personnelle de vos communications. Utilisez la fonction d’archivage de votre client mail pour libérer de l’espace de stockage dans votre boîte de réception tout en gardant vos emails importants facilement accessibles.
13. Maîtrisez la recherche avancée
Familiarisez-vous avec les fonctions de recherche avancée de votre messagerie web. Utilisez des opérateurs de recherche comme « from: », « to: », « subject: » pour retrouver rapidement les informations dont vous avez besoin.
14. Adoptez la règle du « toucher unique »
Traitez chaque email dès que vous l’ouvrez – répondez, archivez ou supprimez immédiatement. Cette approche vous évitera de perdre du temps en revenant plusieurs fois sur le même message.
15. Automatisez la suppression des spams
Configurez votre client de messagerie pour gérer automatiquement les spams :
- Créez des filtres anti-spam pour supprimer automatiquement les emails indésirables
- Paramétrez une durée de conservation avant suppression des pourriels
- Utilisez des outils comme Cleanfox pour vous désabonner en masse des newsletters indésirables
En appliquant ces astuces, vous transformerez votre boîte mail d’un espace chaotique en un outil de communication bien organisé. Une bonne gestion des emails est une façon de respecter votre temps et celui des autres. Alors, par où allez-vous commencer pour améliorer votre approche des emails ?